Home | Contact | Nieuwsbrief | Support | Login

info@emailworks.nl   

FAQ
Home
Wat is het?
FAQ
Demo
Prijzen
Support

 

 

Frequently Asked Questions (FAQ)

  1. Wat is Emailworks voor verenigingen?
  2. Hoe weet ik of de leden e-mail hebben en daadwerkelijk gebruiken?
  3. Waarom kan ik niet gewoon Outlook of een andere mailprogramma hiervoor gebruiken?
  4. Moet ik met onze ICT mensen overleggen?
  5. Wat zijn de voordelen voor de leden?
  6. Wat zijn de voordelen voor de vereniging?
  7. Ons clubblad wordt opgemaakt met behulp van een specifiek DTP (opmaak) pakket. Kan ik deze ook meesturen?
  8. Wat kan de vereniging er zoal mee doen, naast het clubblad verzenden?
  9. En als mensen geen emailadres hebben of gewoon de papieren versie willen blijven ontvangen?
  10. Leuk idee, maar hoe krijg ik de emailadressen van de leden verzameld?
  11. Hoe staat het dan met de privacy?
  12. Leuk het clubblad verzenden, maar ik wil meer
  13. Ik heb alle gegevens al in ons leerling volgsysteem staan, moet ik alles opnieuw invoeren?
  14. Het leden bestand wijzigt steeds, hoe krijg ik dat doorgevoerd op het Emailworks voor verenigingen?
  15. Wat kost deze functionaliteit?
  16. Klinkt allemaal goed, maar voor dat ik me opgeef wil ik het eerst even proberen.
  17. Ik heb het uit geprobeerd en ik wil met mijn vereniging gebruik maken van Emailworks voor verenigingen

     

Wat is Emailworks voor verenigingen?

Emailworks voor verenigingen is een webapplicatie die de gebruiker (leden, teamleden en bestuur van vereniging) in staat stelt op een zeer eenvoudige manier uw clubblad of berichten te sturen naar leden.

Het systeem onderhoudt zichzelf omdat leden zijn/haar eigen contact gegevens kunnen wijzigen. Doen ze dit niet, zal het bericht niet aankomen of kan de vereniging geen contact opnemen in geval van nood. Het clublid zal dus gaarne bereid zijn dit (eenmalig) te doen.
 

 ^

Hoe weet ik of de leden email hebben en daadwerkelijk gebruiken?

 

Uit diverse onderzoeken blijkt dat minstens 90% van de leden e-mail hebben. Dit percentage loopt flink op als de leden werken en/of kinderen hebben. Indien u dit percentage alsnog getoetst wenst te hebben, kunt u op een zeer eenvoudige en snelle manier dit voor uw eigen vereniging onderzoeken. Kijkt u hiervoor naar deze pagina die hier volledig aan gewijd is.

 

 ^

Waarom kan ik niet gewoon Outlook of een andere mailprogramma hiervoor gebruiken?

Omdat u (hoogstwaarschijnlijk) niet de beschikking heeft over up-to-date emailadressen van alle leden. De voordelen van Emailworks voor verenigingen:

  • mail-adressen en mobiele telefoonnummers worden onderhouden door de leden zelf, waardoor deze altijd up-to-date zijn. U hoeft dit dus niet meer zelf te doen.
  • U kunt altijd en overal hiervan gebruik van maken. U kunt hierdoor dus ook vanaf thuis werken of meteen voor verschillende verenigingen (als u die onder uw hoede heeft)
  • iedereen kan gebruik maken van de email-adressen. Niet alleen de vereniging, maar ook eventueel de leden, aanvoerders en de bestuursleden (zonder dat het concrete e-mailadres beschikbaar is)
  • De groepenindeling wordt door de leden zelf gedaan. U hoeft dus niet elk clublid apart te selecteren, u selecteert slechts een groep (of meerdere groepen) en het bericht wordt automatisch gestuurd naar de betreffende leden. Selectie van de geadresseerden gaat dus zeer eenvoudig
  • U hoeft geen software te installeren of te configureren. Slechts een webbrowser en een connectie met het Internet is voldoende

 ^

Moet ik met onze ICT mensen overleggen?

Emailworks voor verenigingen is geen ICT oplossing maar een beleidskeuze. Alleen een PC met Internettoegang is voldoende

 ^
Wat zijn de voordelen voor de leden?

  • leden krijgen snel informatie
  • leden en eventuele verzorgers krijgen informatie, indien gewenst, op meerdere emailadressen (clubblad raakt niet meer kwijt)
  • Informatie op maat: leden kunnen alleen informatie krijgen die voor hun  relevant is (dus geen overload aan informatie die toch niet interessant is)
  • leden kunnen snel gecontacteerd worden op hun mobiele nummer in geval van nood
  • leden kunnen per team onderling eenvoudig communiceren

 ^
Wat zijn de voordelen voor de vereniging?

  • Communicatie met de club en het clublid wordt geintensiveerd
  • Communicatie is beter afgestemd op de doelgroep
  • Communicatie is snel en komt altijd aan
  • Geen tijd meer kwijt aan het het kopieren en/of drukwerk
  • Geen tijd meer kwijt aan het distribueren
  • Contactinformatie van de leden is altijd up to date
  • Minder papier is goed voor het milieu
  • Meer bezoekers trekken naar de website van de vereniging
  • Geen drukwerk meer (verenigingenboekjes gaan meteen via email)
  • Geen sponsors meer noodzakelijk voor financiering van het clubblad

 ^

Ons clubblad wordt opgemaakt met behulp van een specifiek DTP (opmaak) pakket. Kan ik deze ook meesturen?

  • Als u gebruik maakt van een DTP pakket (zoals Publisher) kunt u dit gewoon blijven doen. De enige stap die u dient te zetten is bij het versturen uw opgemaakte tekst (met plaatjes) om te zetten in het zgn. pdf formaat. Dit is een algemeen geaccepteerde standaard om opgemaakte formulieren te verzenden. Nagenoeg elke PC bezitter heeft een gratis pdf lezer (van Adobe) op zijn PC geinstalleerd.

 ^

Wat kan de vereniging er zoal mee doen, naast het clubblad verzenden?

  • verenigingboekjes verzenden via mail in plaats van deze te laten drukken (u kunt alle bestanden als bijlage meesturen)
  • Normale communicatie, zoals herinneringen versturen aan leden voor een bepaalde activiteit (bijvoorbeeld; let op: het eerste team gaat op kamp, vergeet niet warme kleren mee te nemen)
  • leden kunnen elkaar ook onderling mailen (Bijvoorbeeld: wie gaat er rijden aanstaande zaterdag?)

 ^
En als mensen geen emailadres hebben of gewoon de papieren versie willen blijven ontvangen?

Dit kan natuurlijk. Niet iedereen (ongeveer 10%) heeft de beschikking over een PC en een mailadres. Het kan ook zijn dat mensen dit wel hebben, maar niet weten hoe het werkt.
In deze gevallen wordt het clubblad gewoon op de traditionele manier gemaakt (in veel kleinere oplage)

U kunt gebruikers (leden) stimuleren door:

  • het papieren clubblad een dag of twee dagen later ter beschikking aan de leden te stellen
  • het clubblad niet toe te sturen, maar te laten ophalen op een centrale plek op het clubhuis
  • handleidingen te laten lezen en deze in papieren versie uit te delen, waardoor leden toch de stap gaan maken naar e-mail. Dit is tenslotte een communicatievorm waar je niet meer omheen kunt.

 ^
Leuk idee, maar hoe krijg ik de emailadressen van de leden verzameld?

Het leuke is dat dit helemaal niet hoeft. De leden onderhouden zelf hun informatie. Welk clublid wil nu niet direct geïnformeerd worden wanneer hun team gaat spelen, een clubblad ontvangen of extra informatie over de vereniging?
Wij begeleiden u bij het communicatietraject om mensen zelf te kunnen laten inloggen op het web waar ze hun eigen gegevens eenvoudig aan kunnen passen. Daarna, als er een verandering optreedt bij de leden, zullen deze zelf de aanpassingen doen.
 

 ^
Hoe staat het dan met de privacy?

De volgende maatregelen zijn getroffen:

  • de gegevens in de database zijn zodanig afgeschermd dat een andere vereniging hier niet bij kan
  • het clublid kan zelf instellen of hun emailgegevens zichtbaar zijn voor andere leden
  • alleen het clublid zelf en de verenigingbeheerder kunnen bij uw gegevens. Niemand anders kan dit, ook niet de andere leden
  • een gebruiker ziet niet meer dan nodig is, waardoor misbruik onmogelijk is.
  • alles wordt gelogd. Eventueel misbruik kan direct getraceerd worden

Zie voor meer informatie onze Privacy policy.

 ^
Leuk een clubblad verzenden, maar ik wil meer

Ook daar hebben we aan gedacht. In eerste instantie willen we iedereen laten wennen aan deze manier van communiceren. Later als iedereen gewend is, zullen meerdere toepassingen operationeel worden. De uitdaging hierbij is dat het geheel zeer eenvoudig te bedienen moet zijn. De volgende modules kunnen op korte termijn aangeschaft worden:

  • inschrijfmodule: nieuwe leden kunnen zich inschrijven bij uw vereniging
  • activiteitenmodule: leden kunnen een activiteiten kalender raadplegen en leden kunnen zich opgeven voor deze verenigingactiviteiten
  • onderzoeksmodule: verenigingen kunnen eenvoudig een elektronische enquête houden bij de leden

 ^
Ik heb alle gegevens al in ons administratiesysteem staan, moet ik alles opnieuw invoeren?

Nee. In principe worden de gegevens door de leden zelf ingevoerd. Mocht u toch anders wensen, kunt u door middel van de importfunctie van Emailworks voor verenigingen, de gegevens uit uw huidig systeem importeren. Wij zullen u daarbij helpen en u hoeft daaraan niets te doen.

 ^
Het leden bestand wijzigt steeds, hoe krijg ik dat doorgevoerd op het Emailworks voor verenigingen?

Door een export te doen van uw bestand en een import in het Emailworks voor verenigingen kunt u het bestand up-to-date houden. Ook kunt u manueel de mutaties doorvoeren. Deze synchronisatie kan ook mogelijk verzorgt worden door een eenvoudig batchbestand dat bijvoorbeeld automatisch 1 keer per week draait (is nog in ontwikkeling).
 

 ^
Wat kost deze functionaliteit?

De investering is laag gehouden. Wij weten dat verenigingen geen onuitputbare bronnen hebben. Momenteel worden er nu intern veel kosten gemaakt om het papieren clubblad te maken, vermenigvuldigen en te distribueren. Wij hebben uitgerekend dat de drukkosten zo rond de 2 euro per clublid per jaar liggen. Hierbij hebben we het al helemaal niet over de handelingskosten van het kopiëren en distribueren! Als we dit mee zouden rekenen, komen uw huidige kosten op een ongeveer 10 euro per clublid te liggen.
Wij vragen eenmalig 150 euro (voor het begeleiden en het initieel importeren van uw huidige gegevens) en vervolgens slechts 2 euro per clublid per jaar.
 

 ^
Klinkt allemaal goed, maar voor dat ik me opgeef wil ik het eerst even proberen.

Dat kan. Wij kunnen voor u een test account aanmaken en u deze toesturen.  U kunt zich hiermee toegang verschaffen tot de testapplicatie. Deze is volledig operationeel, echter U kunt geen mail daadwerkelijk verzenden.
 

 ^
Ik heb het uit geprobeerd en ik wil met mijn vereniging gebruik maken van Emailworks voor verenigingen

U zult hier geen spijt van krijgen. U zult zien dat communicatie directer en gerichter plaats zal vinden. leden zullen dit als zeer prettig ervaren!
U kunt zich opgeven door naar ons een e-mail te sturen met uw adres, website-, aantal clubleden en vereniginggegevens.  Wij zullen zorgen dat u zo snel mogelijk kunt beginnen.
 

 ^